施設ご利用にあたって、施設予約時には「西東京市公共施設予約管理システム」への使用者登録が必要となります。使用者登録がない場合は、施設予約ができませんのでご注意ください。
西東京市公共施設予約管理システム新規登録の流れ
1.西東京市公共施設予約管理システム使用者登録書及び提出書類一式を窓口へ提出
書類の提出受付時間
休館日を除く午前9時から午後10時まで。 ※郵送での受付は不可。
提出に必要なもの
【個人登録・団体登録共通】
- 西東京市公共施設予約管理システム使用者登録届書
- 西東京市公共施設予約管理システム使用者登録届書別紙
- 本人であることが確認できるもの（運転免許証、健康保険証、マイナンバーカード、パスポートなど）を本人による提示
- 中学生以下が登録される場合は、保護者が登録申請してください。
- 団体の構成員が中学生以下のみでの登録はできません。
【団体登録時に追加で必要な書類】
- 代表者と担当者の所属確認できるもの（団体名簿、名刺など）。代表者が担当者を兼ねる場合は代表者のみ。
- 登録名簿（図書館、タクトホームこもれびGRAFAREホール、J:COMコール田無以外の他施設の登録を同時に申請する場合のみ必要。その他市内団体登録や障害団体登録を行う際の参考様式としてご活用ください。
使用者登録書の様式は、担当窓口で受け取るかダウンロードしてください。
西東京市公共施設予約管理システム使用者共通事項登録届書
西東京市公共施設予約管理システム使用者共通事項登録届書
西東京市公共施設予約管理システム使用者共通事項登録届書 別紙
西東京市公共施設予約管理システム使用者共通事項登録届書 別紙
西東京市公共施設予約管理システム使用者共通事項登録届書 登録名簿
西東京市公共施設予約管理システム使用者共通事項登録届書 登録名簿
登録内容に変更が生じた場合は、その都度担当窓口へ届け出てください。
【その他】
- 障害のある方が登録される場合
個人登録：障害者手帳を本人による提示
団体登録：団体の構成員の半数以上の障害者手帳（コピー可）と団体名簿を提示のみ - 社会福祉法人の方が登録される場合
社会福祉法人であることが証明できるもの（施設案内パンフレットなど）
2.使用者登録完了
許可証を代表者の方に当日または後日お渡しいたします。
許可証発行後、施設予約のお申し込みが可能となります。
施設申込開始日の受付方法
利用施設により申込方法が異なりますのでご注意ください。
1.インターネット予約対象施設…スペースA〜D、会議室、防音室
市内各施設のロビー端末、ご自宅や職場のパソコン、携帯電話（スマートフォン）からインターネットを通じて「西東京市公共施設予約管理システム」で仮予約ができます。
※インターネットでのお申し込みには、使用者登録時に発行する「使用者登録番号」と「パスワード」が必要になります。
パソコン画面：西東京市公共施設予約管理システム
スマホ画面：西東京市公共施設予約管理システム
2.インターネット予約対象外施設…スペースを4部屋同時利用される場合（抽選時）
利用日の3月前の日の属する月の初日（初日が休館日に当たる場合は、次の開館日）に施設予約抽選会を行います。
【施設予約抽選会の流れ】
- 午前９時～９時10分までに整理番号のついた申請書を配布
- 受付の順番を抽選（くじ引き）
- 番号順に受付開始
【施設予約抽選会注意事項】
- 抽選会の参加人数は、1団体及び1催事につき1人とします。
催し物の具体的内容が分かる方がお越しください。 - 土曜日または日曜日の使用申請は月1回までとします。ただし、土曜日・日曜日と連続して使用する場合は1回とみなします。（展示利用の場合は除く。）
- 抽選会には使用者登録証をご持参ください。
申請期間
| 施設等 | 申請期間 | |
|---|---|---|
| 1 |
スペースA〜D 会議室1・2、防音室 ※インターネット予約対象施設 |
(1) 抽選申込期間 利用日の2か月前の日の属する月の初日から同月7日まで (2) 抽選日 利用日の2か月前の日の属する月の8日 (3) 当選者手続期間（※1） 利用日の2か月前の日の属する月の9日から同月15日まで (4) 随時予約期間（※2） 利用日の2か月前の日の属する月の16日午前9時から利用日の前日まで |
| 2 |
スペースA〜Dを同時に利用する場合（※3） ※インターネット予約対象外施設（抽選時） |
(1) 抽選申込期間及び抽選日 利用日の3か月前の日の属する月の初日 （初日が休館日に当たる場合は、次の開館日。） (2) 当選者手続期間 (※1) (1)に規定する抽選日から同月15日まで (3) 随時予約期間 (※2) 利用日の３か月前の日の属する月の16日午前9時から同月末日まで (4) 利用日の2か月前の日の属する月の初日以後は、1の項に準じる。 |
| 3 | 附属設備 | 施設の利用の承認を受けた日から利用日まで |
- １.【当選者手続期間】とは、抽選に当選した申請者が施設の利用料金の納付を行う期間をいいます。この場合において、当該期間中に申請者が利用料金を納付しなかったときは、利用申請を取り消すものとします。
- ２.【随時予約期間】とは、利用申請を先着順で随時行うことができる期間をいいます。この場合において、利用申請を行った日から7日（１の項(4)において利用申請を行った日から利用日までの期間が9日未満のものにあっては利用日の前日とし、又は2の項(3)において利用申請を行った日から同月末日までの期間が7日以内のものにあっては同月末日とする。）以内に申請者は利用料金を納付しなければならず、当該期間中に納付しなかったときは、利用申請を取り消すものとします。
- ３.申請者は、この表中2の項における利用の承認を受けたときは、この表中1の項の規定にかかわらず、会議室及び防音室の利用の申請（控室等としてスペースの利用に付随して利用する場合に限る。）を行うことができる。
連続利用の期間
連続利用の期間は、同月内5日以内としてください。
なお、スペースを展示室として利用する場合には10日以内とします。
※連続利用の期間にある休館日は、利用日数に含まないものとします。
施設の利用区分
| 利用区分 | 利用時間 |
|---|---|
| 午前 | 午前9時から正午まで |
| 午後 | 午後1時から午後5時まで |
| 夜間 | 午後6時から午後10時まで |
| 全日 | 午前9時から午後10時まで |
※利用時間には準備から後片付けまでのすべての時間を含みますのでご注意ください。
施設利用料金・附帯設備利用料金
利用料金の納付
使用許可を受けた後に、指定された期日までに納入してください。
施設利用料金の還付
すでに納入された施設利用料は原則として還付しません。
ただし、次のいずれかに該当するときは全部または一部を還付いたします。
| 還付理由 | 還付申請日 | 還付率 | |
|---|---|---|---|
| 1. | 施設の変更等申請が承認された場合 | 利用日の1月前まで | 100％ |
| 利用日の2週間前まで | 50％ | ||
| 利用日の1週間前まで | 20％ | ||
| 2. | 附属設備の変更等申請が承認された場合 | – | 100％ |
| 3. | 利用者の責めに帰さない理由により施設等を利用することができなくなった場合 | – | 100％ |
利用内容の変更
同一利用日内での施設や利用時間区分、入場料金の最高額等については、許可を受けた利用内容の変更ができる場合があります。なお、変更内容によっては、利用料を追加徴収するか、一部還付します。
※その他、詳しくは電話（042-497-5115）、窓口にてお問い合わせください。
